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澳門特別行政區法例 |
公共機關文件和案卷的保存，基本上由一九六六年四月二十七日第四六九八二號法令核准的海外公務員章程第四九六條管制。該條文規定，案卷由其最後一份文件上日期起十年之後或之前，倘被推定為已不再使用者，應送往所屬省份總檔案室，同時以表列方式適當地列明，及在所屬機關的有關檔案紀錄卡上指明「已完結案卷」 以及案卷寄送總檔案室所依據名表的日期和編號。
該法令經由五月九日第35/88/M號法令撤銷後，一般性實施的文件保存期已不存在，保留至今的就只有一項義務，凡五月十八日第42/85/M號法令第三十九條規定刊登政府公報的文件，經五年後轉交作為本地區總檔案室的澳門歷史檔案室。
事實上八月二十一日第39/82/M號法令引進了機關文件微攝，並規定每項保存期均透過訓令和機關領導的建議確定。該法令還規定，文件進行微攝後，若無歷史價值或其他特殊理由，機關得將之銷毀。
從這個法律架構可以得出的結論是，盡管依照行政暨公職司組織章程規定，關於文件的保存和銷毀的各項訓令，受該司的意見約束而在其一程度上產生統一可行性，但是，澳門地區現行的檔案制度，並無文件保存的統一準則和期限而未能面面俱到，也無具體的措施通過澳門歷史檔案室來保存文件。
上述情況顯示有需要盡快製訂澳門地區檔案制度的一般基礎，對文件進行整理和分類，以便確定那些須長期或暫時保存，及確定關於用途有限，須銷毀的文件的適當保存期。
因此，本法令目的是在考慮到文件的價值和臨時用途以及現有的整理場地下，在某段時間內將文件系統化，同時建立歷史檔案財產，作為事實的備忘，並成為文化遺產的一部份。
本法令還設立檔案總委員會——總督諮詢機構，負責協助製訂澳門地區檔案政策並就有關檔案的條例和科學問題提出意見。
綜上所述，經聽取諮詢會意見；澳門總督根據澳門組織章程第十三條一款的規定，制定在澳門地區具法律效力的條文如下：
本法令制訂澳門地區檔案制度的一般基礎。
本法令制訂的檔案制度旨在為澳門公共行政當局暨政府機構的活動服務，保障法定權力及為學術、歷史和文化知識的發展作出貢獻。
檔案謂一系列的文件，由公或私機構或個人或集體於從事本身活動中經任何形式製作及接收並具備第二條所指目的者。
一、檔案按所屬單位的性質分類如下：
a） 公共檔案，屬於澳門地區政府機構、公共行政當局機關，包括自治機構，連同市政機構、公共企業及行政公益集體的全部檔案；
b） 具公共利益的私人檔案，按照第十五條規定分類屬於私人所有的檔案。
二、公共檔案按其用途分類如下：
a） 常用或行政檔案，其文件為製作或接收單位常用者；
b） 備用檔案，其文件對製作或接收單位已失去常用價值，但予以保留，對管理則具潛在價值；
c） 永久或歷史檔案，其文件對管理已失去使用價值，但因其記載的事實具歷史價值而須保存者。
公共檔案須遵守續後數條所訂定原則以及將公佈的附例所管制。
由公共機關製作或保存的文件，其分類工作將按甄選、保存或銷毀等階段進行。
甄選工作容許訂出應予保存或應予銷毀的文件。
一、臨時保存謂文件由所屬機關或機構作最起碼期間的保存。
二、倘文件被複製，訂予正本之保存期對複本亦適用之。
文件於保存期一經告滿，或完成法定複製後，概予銷毀。
一、長期保存的文件不得銷毀，並應：
a） 保存在所屬機關或機構內，倘有利於該等機關或機構時；
b） 按照下條規定，以永久檔案的名義由歷史檔案室依照第十三條賦予的職權收藏；
c） 上條b項所指情況下，文件所屬機關和機構在認為必要時得將文件複製。
一、文件的收藏，無論屬永久性或暫時性，均由原機關或機構將之轉送歷史檔案室為之。
二、所有公共機關的文件必須收藏在歷史檔案室，除非有法律規定必須保存在文件所屬機關或機構。
三、下列文件也應收存在歷史檔案室：
a）根據五月十八日第42/85/M號法令第三十九條規定刊登政府公報的官方文件的正本；
b）立法會文件；
c）法院文件；
d）自治公共機構文件；
e )市政機構文件；
f）行政公益集體文件；
g）公共企業文件。
四、三款c項所指文件及立契官公署和登記局文件的收藏，按本身機構和機關現行法例和二款末段規定為之。
一、文件的甄選標準，保存期及最終用途通過經聽取下列機構建議而訂立的訓令確定：
a） 第十九條所指委員會，倘涉及協助管理及一般性質行政活動的文件；
b） 有關機構或機關倘在特定活動和職責範圍內所制定的文件。
二、上條b項所指情況下提出的建議，將交由行政暨公職司和歷史檔案室提意見，而有關意見應於一個月期內提出。
一、作為總檔案室的澳門歷史檔案室負責：
a） 開列關於有歷史價值的澳門地區文獻的清單；
b） 永久性或暫時性收藏檔案；
c） 就涉及有歷史價值的澳門地區文獻的問題提意見；
d） 就按照法律規定，行使優先權，文件的借閱及文件複製品的交換等提議；
e） 歷史檔案室有權收回收存中散失的文件或檔案，不管其性質、所在地及所屬時代為何亦然；
f） 設法收回屬於公共行政當局的文件；
g） 確定私有和私人機構所有的文獻的歷史價值，並按照法律規定，就其分類提議，必要時聽取專家的意見。
二、透過將訂定的協議書，歷史檔案室將必須妥為保存的檔案，存放海外歷史檔案館。
具公共利益的私有檔案、制度載於第十五至十七條。
一、屬私有財產且具歷史價值的文件，得事先向有關所有人為通知及聆聽，經聽取檔案總委員會的意見，並在歷史檔案室建議下，由總督訓令予以分類。
二、將屬於私人財產的文件分類，並不導致將該等文件交付政府。
一、即使所有人有所變更，分類的效力亦隨同已分類財產。
二、倘所有人有意移轉已分類文件，應：
a） 通知歷史檔案室及說明出售條件，以便行政當局行使優先權；
b） 讓承購人知悉有關文件的狀況。
已分類的私有檔案概禁止銷毀。
一、只容許查閱其文件之制定時間超過三十年之公共檔案。
二、不違反法律的特別規定，查閱文件須按下列規定：
a） 軍事和有關對外政策的文件其制定時間超過五十年，方可查閱；
b） 有醫療範圍資料的文件，在其檔案完成之日起計一百三十年後，可供查閱；
c）個人檔案、司法案卷、民事登記文件以及經調查、普查收集的資料的文件，在其完成之日起計一百年後，可供查閱。
一、作為總督的諮詢機構而設立的總檔案委員會，負責制定澳門地區的檔案政策，主要職權如下：
a） 對第十二條一款a項所指文件的挑選、保存期及最終用途的標準，提出建議；
b） 對所有提交或認為應該發表意見的有關檔案的規則及學術性問題提出意見。
二、總檔案委員會由下列人員組成：
a） 由總督委任的一名主席；
b） 立法會的一名代表；
c） 行政暨公職司的一名代表；
d） 司法事務室的一名代表；
e） 財政司的一名代表；
f） 歷史檔案室主任。
三、當所討論的問題有需要時，經主席提議，委員會可包括其他機構或司的代表。
四、總檔案委員會每半年初召開平常大會，當主席或多數委員要求時，或者當審議第一款a項所指的建議，行政暨公職司有此要求時，可召開特別大會。
一、當未公佈第十二條所指的訓令時，制定文件的機關或機構不得銷毀文件；
二、各機關或機構根據對其頒佈的訓令確定文件的保存期，必須在本法令生效之日起十五天內將一份根據訓令指明銷毀的文件名單送交歷史檔案室，以便在隨後的三十天內驗證是否具有歷史價值。
屬公共機構、具歷史價值經常被擅用的文件，不得轉讓及因時效而獲得。
一、按照第八條所規定之保存期的文件，可透過微型攝影技術的處理保留其真實形象，以便轉錄為證據；
二、核准採用微型攝影技術，係按照第十二條所指訓令或其他法律專有規定為之；
三、證據的轉錄可由正本（紙）或直接由轉錄資料作成。
微型攝製工作須按下列手續進行：
a） 經內部批示或根據第十二條所指的訓令來指派工作負責人；
b） 以兩個膠卷攝製，其中一卷須未經破壞、刪剪及更改以作為檔案，並在按照國家或國際條例所指定必須之環境下妥為保存；
c） 轉錄證據應於第一張影像上標明攝製開始及列明攝製種類，及最後一張影像上標明其結束，隨於一份聲明書上列出製作者和負責人之簽名，同時聲明所複製的膠卷忠於正本；
d） 屬於機關或機構之膠卷，經負責人決定，可從原膠卷作部份或全部複製，以便製成較適合日常運作的微型資料；
e） 微型資料應保存在適當的檔案櫃內，並標明指示；
f） 須備有一本微型資料的登記冊，並標明啟用及結束語。
從微型膠卷上所得的放大件或影印件，只要經前條a項規定指派負責人鑑證簽署，即具有與正本的同等證明效力。
一、違反第十六條二款規定者將被處以罰款澳門幣五仟至一萬元；
二、違反第十七條規定將被處以罰款澳門幣一萬至三萬元；
三、本條所規定的罰則由澳門文化學會制定其等級、並執行之。
一、第十九條一款a項所指建議之主動權，應在本法令生效之日起三個月內由行政暨公職司在總檔案委員會的代表提出；
二、倘超逾上款所定的期限時，則該主動權須讓予總檔案委員會其他成員。
撤銷八月二十一日第39/82/M號法令。
本法令由九月二十五日第63/89/M號法令生效之日起生效。
一九八九年九月三十日通過
着頒佈
總督 文禮治
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