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Despacho da Comissária da Auditoria n.º 5/2007

Despacho da Comissária da Auditoria n.º 5/2007

Nos termos das atribuições conferidas pela Lei n.º 11/1999, o Comissariado da Auditoria procede à auditoria financeira sobre a conta geral da Região Administrativa Especial de Macau e as contas de gerência dos serviços e organismos dotados de autonomia administrativa ou financeira.

Pelo Despacho da Comissária da Auditoria n.º 2/2001 foram aprovadas instruções para a organização e documentação das contas e dos elementos essenciais, de forma a garantir o cumprimento das suas atribuições. A fim de acompanhar a série de iniciativas na regulamentação e melhoramento dos sistemas administrativo e financeiro, levada a cabo no âmbito da reforma administrativa e financeira do Governo da Região Administrativa Especial de Macau, torna-se necessário introduzir alterações ao despacho acima referido.

Nestes termos,

Usando da faculdade conferida pelo artigo 64.º da Lei Básica da Região Administrativa Especial de Macau, ao abrigo dos artigos 3.º, 5.º, 6.º e 7.º da Lei n.º 11/1999, a Comissária da Auditoria manda:

1. Os serviços e organismos dotados de autonomia administrativa ou financeira devem remeter ao Comissariado da Auditoria, até 30 de Abril de cada ano, a conta de gerência, as peças contabilísticas e os elementos de gestão financeira do ano económico anterior, segundo a «Organização e documentação das contas de gerência dos serviços e organismos dotados de autonomia administrativa ou financeira» constante do Anexo I, integrante do presente despacho.

2. A Direcção dos Serviços de Finanças deve entregar ao Comissariado da Auditoria, até 31 de Maio de cada ano, as peças contabilísticas e os elementos de gestão financeira do ano económico anterior, segundo a «Documentação dos elementos complementares à Conta Geral da Região Administrativa Especial de Macau» constante do Anexo II, integrante do presente despacho.

3. Os bancos agentes devem remeter ao Comissariado da Auditoria, até 30 de Abril de cada ano, as peças contabilísticas das operações financeiras públicas e os elementos de gestão do ano económico anterior, segundo a «Documentação do relatório anual das operações financeiras públicas dos bancos agentes» constante do Anexo III, integrante do presente anexo.

4. As contas e os elementos a apresentar devem ser instruídos de acordo com o seguinte:

1) Os mapas com a indicação de assinatura do responsável e aposição do selo branco bem como as certidões devem ser entregues em original e conforme os respectivos modelos;

2) Excepto os documentos indicados na alínea anterior, os restantes modelos devem ser considerados como referências para a satisfação das operações de auditoria, podendo os serviços ou organismos substituírem por mapas já em uso, desde que contenham o conteúdo dos respectivos modelos;

3) A entrega dos elementos na alínea 2, quer seguindo os modelos anexos ao presente despacho, quer utilizando os modelos de mapas já em uso por serviços e organismos, deve ser em ficheiros informáticos no formatos Excel ou Access e só em situações excepcionais será permitida a entrega de cópia desses elementos em suporte de papel;

4) Os serviços e organismos devem autenticar as cópias, em papel, dos elementos que entregarem, devendo os ficheiros informáticos referidos na alínea 3 ser gravados em disco compacto só de leitura, com a assinatura do responsável no adverso, para efeito de confirmação;

5) Os serviços e organismos devem listar e apresentar os fundamentos legais relativos a todos os modelos, mapas e demais elementos de gestão em falta mas constantes dos anexos.

5. Caso ocorra a substituição total dos responsáveis dum serviço ou organismo dotado de autonomia administrativa ou financeira durante o ano a que a conta de gerência respeite (por exemplo, a substituição de todos os membros do conselho administrativo), os novos responsáveis devem, no prazo de 45 dias, a contar da data de cessação de funções daqueles, elaborar e entregar no Comissariado da Auditoria a conta de gerência, os mapas contabilísticos e os demais dados de gestão financeira relativos ao período do ano financeiro em que aqueles exerceram funções.

6. Caso seja alterado o regime financeiro dum serviço ou organismo dotado de autonomia administrativa ou financeira, os responsáveis devem, no prazo de 45 dias a contar da data da alteração do regime financeiro, entregar no Comissariado da Auditoria a conta de gerência, os mapas contabilísticos e demais dados de gestão financeira, relativos ao período compreendido entre 1 de Janeiro e o último dia de vigência do regime financeiro alterado.

7. Caso um serviço ou organismo dotado de autonomia administrativa ou financeira seja extinto, os responsáveis pela transferência do património devem, no prazo de transferência dos bens previsto na lei, entregar no Comissariado da Auditoria a conta final da execução orçamental, os mapas contabilísticos e elementos sobre os créditos e as dívidas e sobre a gestão patrimonial, relativos ao período compreendido entre 1 de Janeiro e o dia da extinção.

8. É revogado o Despacho n.º 2/2001, publicado no Boletim Oficial da Região Administrativa Especial de Macau n.º 9, I Série, de 26 de Fevereiro de 2001.

9. O presente despacho entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação.

10 de Outubro de 2007.

A Comissária, Fátima Choi.

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ANEXO I

«Organização e documentação das contas de gerência dos serviços e organismos dotados de autonomia administrativa ou financeira»

1 Conta de gerência — Mod. 1a (só aplicável aos serviços e organismos dotados de autonomia financeira).

2 Conta de gerência — Mod. 1b (só aplicável aos serviços e organismos dotados de autonomia administrativa).

3 Relação de receita cobrada — Mod. 2 (só aplicável aos serviços e organismos dotados de autonomia financeira).

4 Relação de despesa paga — Mod. 3.

5 Conta de operações de tesouraria — Mod. 4.

6 Certidão de pagamentos efectuados emitida pelo Departamento de Contabilidade Pública da Direcção dos Serviços de Finanças — Mod. 5.

7 Certidão de saldo emitida por entidade bancária — Mod. 6.

8 Reconciliação de receita — Mod. 7 (só aplicável aos serviços e organismos dotados de autonomia financeira).

9 Reconciliação de saldo — Mod. 8.

10 Relação dos cheques em trânsito — Mod. 9 e respectivos extractos bancários.

11 Mapa comparativo entre a despesa orçamentada e a despesa paga — Mod. 11.

12 Relação de empréstimos concedidos — Mod. 12 (só aplicável aos serviços e organismos dotados de autonomia financeira).

13 Relação de investimento financeiro — Mod. 13 (só aplicável aos serviços e organismos dotados de autonomia financeira).

14 Relação de valor dos bens inventariáveis — Mod. 14.

15 Relação das alterações de valor dos bens inventariáveis — Mod. 15.

16 Relação das alterações do pessoal em exercício de funções — Mod. 16.

17 Relação dos trabalhadores que exerceram funções em acumulação — Mod. 17.

18 Relação de apoios financeiros atribuídos a pessoas e entidades particulares para realização de actividades — Mod. 18.

19 Extractos das contas bancárias referentes ao último mês da gerência.

20 Relação de guias de entrega do saldo de dotação orçamental durante a gerência anterior (só aplicável aos serviços e organismos dotados de autonomia administrativa).

21 Plano e relatório anual de actividades, nos termos dos números 1 e 2 do artigo 4.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006.

22 Parecer da Direcção dos Serviços de Finanças, bem como a autorização da tutela competente referente às contas bancárias constituídas nos termos do artigo 75.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006.

23 Proposta do 1.º orçamento suplementar do ano económico, donde deve constar a justificação da diferença registada em relação à previsão inicial, e respectivos documentos comprovativos.

24 Relatório de auditoria externa (só aplicável aos serviços autónomos que contrataram, no ano económico, organismos de auditoria externa).

25 Diploma orgânico, regime de pessoal específico (categoria e remuneração) e as respectivas alterações correspondentes ao período de gerência.

26 Acta da sessão em que foi aprovada a conta de gerência.

ANEXO II

«Documentação das informações complementares à conta geral da Região Administrativa Especial de Macau»

1 Relação de receita cobrada — Mod. 2.

2 Relação de despesa paga — Mod. 3.

3 Conta de operações de tesouraria — Mod. 4.

4 Certidão do saldo emitida por entidades bancárias — Mod. 6.

5 Reconciliação do saldo — Mod. 8.

6 Relação dos cheques em trânsito — Mod. 9 e os respectivos extractos bancários.

7 Relação de receita eventual entregue por serviços ou entidade — Mod. 10.

8 Extractos das contas bancárias do mês de Dezembro.

9 Extractos bancários mensais dos cofres do tesouro da Delegação Económica e Comercial de Macau, em Lisboa.

10 Contas do tesouro e registos das transacções e mapa de reconciliação das operações de tesouraria da Delegação Económica e Comercial de Macau, em Lisboa.

11 Cadastro patrimonial da Região Administrativa Especial de Macau até 31 de Dezembro, incluindo:

11.1 Inventário dos bens móveis da RAEM;

11.2 Inventário dos bens imóveis da RAEM;

11.3 Registo das viaturas e embarcações da RAEM;

11.4 Inventário dos parques de estacionamento do Governo.

12 Resumo do movimento mensal da Recebedoria da Repartição de Finanças de Macau (Direcção dos Serviços de Finanças — Mod. 170) e a declaração de receitas e despesas do recebedor da Recebedoria (Direcção dos Serviços de Finanças — Mod. 324).

13 Elementos das empresas concessionárias, incluindo:

13.1 Aditamentos e alterações aos contratos de concessão;

13.2 Mapas e documentos comprovativos das receitas da exploração exclusiva arrecadadas pelas empresas concessionárias, que permitam fixar os impostos devidos ao período de gerência, certificar as isenções de pagamento, efectuar apuramentos e conhecer as receitas arrecadadas.

14 Os relatórios resultantes das auditorias realizadas nos termos dos artigos 77.º e 78.º do Regulamento Administrativo n.º 6/2006.

15 Instruções e circulares emitidos aos serviços públicos referentes à elaboração, execução e controlo do orçamento anual.

16 Informações sobre benefícios fiscais.

17 Informações sobre empresas privadas com participação de capitais da Região Administrativa Especial de Macau, incluindo:

17.1 Registo dos estatutos sociais e as respectivas alterações;

17.2 Alterações ao contrato ou à composição dos sócios (formas de participação no capital social, aumento ou redução do capital social, participação em lucros e perdas);

17.3 Alterações aos contratos de suprimento dos sócios, contas anuais (balanço e demonstrações de resultados), políticas contabilísticas adoptadas, relação nominal dos dirigentes dos órgãos da sociedade, plano de actividades e orçamento, actas das reuniões da assembleia geral anual ordinária e extraordinária, livro de actas e relatórios dos assuntos deliberados pelo órgão de administração, relatórios e pareceres do conselho fiscal e relatórios de auditoria externa.

18 Mapa de execução orçamental do Plano de Investimento e Despesas de Desenvolvimento da Administração (PIDDA).

ANEXO III

«Documentação do relatório anual das operações financeira públicas dos bancos agentes»

1 Resumo de fundos entrados e saídos — Mod. 19.

2 Relação de fundos entrados por operações orçamentais — Mod. 20.

3 Relação de fundos saídos por operações orçamentais — Mod. 21.

4 Relação de fundos entrados por operações de tesouraria — Mod. 22.

5 Relação de fundos saídos por operações de tesouraria — Mod. 23.

6 Relação dos valores selados entrados e saídos — Mod. 24.

7 Relação de jóias ou outros valores entrados e saídos — Mod. 25.

8 Certidão de passagem do saldo de execução orçamental do ano anterior — Mod. 26.

9 Reconciliação de saldos — Mod. 27.

10 Extractos bancários referentes a Dezembro e extractos bancários demonstrativos dos pagamentos efectuados durante o período complementar.